DoubleLLL

V1

2023/01/26阅读:13主题:自定义主题1

用wolai打造你的第二大脑,新年直接开挂!

新年好宝子们~今天来聊聊我用wolai打造的第二大脑,作为我的大脑助手,集「任务管理、习惯养成、数据分析」于一体,专注解决「大任务管理难、习惯养成难、长时间专注难」3个痛点。宝子们也可以试试看,看能不能让你们新年开挂~

本文大纲

友情提示

  • 第一眼看wolai会以为它就是一个笔记软件,但正如它的官方定位「不仅仅是未来的云端协作平台与个人笔记」所说,我用它替代了我之前使用过的笔记软件(Worx、Typoxx、OneNxxx、石x)、看板软件(Trelxx),一般场景下也可以替代思维导图软件(Xmxxd)、画图软件(Drxx.io)、项目管理软件(Jirx)、Todo软件。所以,如果你喜欢All-in,它值得你尝试。
  • 有些读者可能还会顾虑上手难度,但我保证对电脑小白同样友好,我已经把需要配置的地方都放在模版里了,复制即用,并且SS已经根据本文「⛓️ 一、快速上手」和「☕️ 四、使用指南」部分,独立打造好了她的🧠2(虽然她自称电脑中白)。当然,有疑问随时交流啦~

⛓️ 一、快速上手

  1. 浏览器打开模板链接 https://www.wolai.com/bo2ss/7YAZVWiCUbhgSph2aCDQm3
  2. 点击页面右上方「复制」按钮,将页面一键复制到你的空间即可开始探索,可以搭配「☕️ 四、使用指南」部分哦~
  3. ⚠️⚠️⚠️ 插播额外需要的操作,稍微有点复杂,但不要害怕,跟着下面的4个小视频,一步一步操作就可以了。

这里要解决的问题是,wolai在复制数据表格时,里面关联字段指向的数据表格还是我的模板里的,所以我们需要重新更新下数据表格里的指向,指向你的数据表格。(已经向wolai反馈)

共4步~

1)更新<📅 All Life Tasks DB>里 { 所属项目 } 字段的指向:

操作步骤:进入<📅 All Life Tasks DB>表格 → 点击 { 所属项目 } → 点击「关联至」 → 选中 <🏠 Life Projects DB>(虽然新关联的数据表格和原来的同名,但新选的才是你自己的哦) → 开启「双向关联」 → 点击「跳过」

2)更新<🏠 Life Projects DB>里 { 子任务 } 字段的指向:

操作步骤:进入<🏠 Life Projects DB>表格 → 拖动新的关联字段 → 删除原来的 { 子任务 } 字段 → 点击新的关联字段,重命名为「子任务」

3)再更新<🏠 Life Projects DB>里 { 子任务 } 字段相关的3个查询字段🔍 { 已完成子任务数 }、{ 子任务数 }、{ 进度条 }:

操作步骤:分别修改3个查询字段里的3个属性,对应关系如下~

属性/字段 已完成子任务数 子任务数 进度条
关联列 子任务 子任务 子任务
查询引用 Done? 任务 Done?
统计 已填写 总行数 已填写占比

再修改下 { 进度条 } 的样式:点击「格式化」,选中「进度条」

4)最后我们测试一下,给<🏠 Life Projects DB>里的一个项目关联<📅 All Life Tasks DB>里的几个子任务:

操作步骤:点击某个项目的 { 子任务 } 值 → 勾选相关子任务

验证:进入其中一个子任务,查看 { 所属项目 } 字段,如果也关联上了项目,那么恭喜你,配置成功 🎉


说明1:模板里的每一个部分都有注释,不知道怎么使用的时候可以点击问号「?」查看。

说明2:这个系统不一定适合每一个人,但提供了一种思路,你可以很方便地对它进行升级改造,或者应用到其它工具上,直到适合你的习惯。


下面来具体聊聊这个大脑🧠吧~

😖 二、痛点分析

不知道你们在生活中有没有这样的困惑👇

1)想做的事很多,然后把它们堆在Todo软件里,久而久之这些想法就被遗忘了🤫。——「任务管理」,我用的是MicroSoft Todo软件,本来做了很多分类,有Projects、To do、Ideas等等,但最后其实也就关注到Todo或者标记了Important的事。这也许是因为使用Todo这种类型软件的场景一般都是仓促短暂的情况,所以像Project、Study这种大型、长期的任务很容易被忽视,并且Todo软件也不适合对大任务做分解

2)知道某些习惯很好,但很容易坚持一阵子就放弃了,或者说是忘记了这回事😮‍💨。——「习惯养成」,我一般会用闹钟的方式,但只要无视了一次就容易无视N次,俗话说只有0次和N次。但如果每过一段时间,我们可以查看并分析一下自己这段时间的打卡数据,是不是就能有一个外力来帮你回归习惯养成的正轨呢?

3)今天本来要做这件事,然后因为种种原因,到了一天快结束了才发现,主线任务还没开始😭。——「提升专注」,我有用苹果自带的Reminders和第三方Session软件,前者用来把控一天的时间线,后者用来促成一小段高效、专注的时间,效果还不错,不过对长期时间线的把控就有点乏力了。

好了,分析完生活中的这些困惑,总结出3个痛点:

  1. 大任务管理难:大型任务放在Todo软件里容易被忽视,并且还需要做进一步分解;
  2. 习惯养成难:没有一段时间的打卡数据反馈,养成习惯的过程人容易麻;
  3. 长时间专注难:这里长时间专注并不是指无间隙专注某件事,而是说在一段时间里,比如一个月里,能够记得一件事,并专注在这件事上发力,也就是对长期时间线的把控。

💊 三、对症下「药」

下面简单说说「药」的组成,有这些痛点的「患者」可以继续往下看,回头试试效果。

先看看整个系统的全貌:

主要分为以下四部分~

1)新的一天

每天从点击 + New Day按钮开始,它会默认生成1个Checklist~

  1. ➡️ 列出今日Todo项:从右侧<📅 Ongoing Tasks>和<Todo软件>里的任务里提取。⚠️ 注意:
    1. Todo软件更适合快速记录一个偶然的想法,所以这一步可以理解为是做一次任务搬运,如果任务比较大,可以考虑放到右侧的Tasks或Projects数据表格里(看起来像表格,其实很强大);
    2. 这一步一般要清空掉Todo软件里的任务,保证任务只放一处;
    3. 为了更专注,我推荐再结合上面提到的Reminders和Session软件开始执行任务,不要觉得麻烦,有时候慢就是快,兔年更不要忘记龟兔赛跑的故事~
  2. 🔑 确定今日重点:从上面的任务里挑选一件,就一件,就一件!
  3. 💪🏻 检查习惯:在右侧<💪🏻 Habit Tracker>区进行打卡。
  4. Completed Tasks:存放每天完成的任务,之后可以回顾分析。

2)进行中任务 - 7天视图

针对痛点:大任务管理难

展示了7天内截止的任务,也就是最近要关注的任务。

里面有几个字段稍微说明一下~

{ 阶段 }

这是一个公式自动生成的值,主要根据 { 截止日期 } 字段和当天日期改变,一共有5种类型,按照紧急性从高到低排:

  • 🔴 任务过期了
  • 🟡 任务今天截止
  • 🟢 任务正常进行
  • ⚪️ 任务还没有设置截止日期
  • ☑️ 任务圆满完成

具体代码见下:

if(not(isEmpty({Done?})),"☑️",if(isEmpty({截止日期}),"⚪️",if(dateFormat({截止日期},"DD")==dateFormat(today(),"DD"),"🟡今天截止",if({截止日期}<now(),"🔴过期了","🟢"))))

熟悉了颜色含义后,可以手动把文字说明删除,替换为下面代码:

if(not(isEmpty({Done?})),"☑️",if(isEmpty({截止日期}),"⚪️",if(dateFormat({截止日期},"DD")==dateFormat(today(),"DD"),"🟡",if({截止日期}<now(),"🔴","🟢"))))

{ 所属项目 } 这是一个关联字段,它和Projects数据表格里的 { 子任务 } 字段是关联的,这是这个「表格」的亮点之一了。一个任务可以属于某个项目,也可以单独存在。


{ 状态 } 很好理解,自己维护任务状态即可


{ 进度 } 这个也是公式自动生成的值,相关字段 { 已完成量 }、{ 工作量 } 可以去左侧资源区<📅 Ongoing Tasks>里设置。对于有点大的子任务,如果不想再拆分的话,可以用它来观察进展。

3)进行中项目 - 看板/表格/画廊视图

针对痛点:大任务管理难

提供3种视图,可以按需使用,重点关注高优先级的项目及进展。

4)习惯跟踪

针对痛点:习惯养成难

展示了近7日的打卡情况,如果需要做每月分析,可以到左侧资源区里查看源数据表格<💪🏻 Habit Tracker DB>。

其它部分

顶部 - 天气区: 我用的是深圳的天气,如果需要修改城市,可以去indify[1]平台自定义,获取链接后,使用/zjsj创建组件,再填写链接即可。

左侧 -

  • 本月主题针对长时间专注难的痛点,可以帮助把控长期时间主线。
  • 行动信条区:可以用来提高自己的执行力。
  • 资源区:有一个资源整合的效果。右边表格的源数据表格都放在左侧资源区,首页主要展示关键信息。资源区还可以放其它相关的资源链接,比如写作记录、阅读记录。

☕️ 四、使用指南

下面开始吃药了~如果你对某些细节不了解,可以试着在「💊 三、对症下药」部分寻找答案,也欢迎留言交流~

准备温水

先参考「⛓️ 一、快速上手」部分做好准备工作。

场景1)早晨起来,安排自己的一天

来到左侧<☀️ 新的一天>区:

  1. 点击「+ New Day」按钮
  2. 逐项检查自动生成的CheckList,新增任务(从右侧<📅 Ongoing Tasks>和<Todo软件>里的任务里提取,详见第三部分-新的一天),任务完成后就可以勾选
  3. 检查习惯项的具体操作见下
  4. 如果想定制你的CheckList,点击「✐」铅笔按钮,修改模板内容后,保存即可 ✅

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)


检查习惯项 - 进入右侧<💪🏻 Habit Tracker>区:

  1. 点击「+新增」按钮
  2. 选择「从当前表格模板创建」,点击日期位置,自动对应当天日期(也可以手动修改)
  3. 点击窗口外空白处关闭窗口
  4. ✅ 完成,记得点击勾选框打卡(这里排序没有更新,可以按下Cmd/Ctrl + R键刷新下窗口,这是wolai有缓存导致的排序更新不及时)

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)

场景2)一天结束,归档已完成任务

来到左侧<☀️ 新的一天>区:

  1. 把已完成的任务选中,拖动到<✅ Completed Tasks>里
  2. 点击<✅ Completed Tasks>进入数据表格,可以回顾分析不同时间维度的任务完成情况。

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)

场景3)加入新的项目

来到右侧<🏠 Ongoing Projects>区:(这里演示看板视图,其它视图类似)

  1. 点击「+」按钮,新增一个项目,它的状态会与所在分类有关,比如这里的「+」新增的就是待开始状态的项目
  2. 输入标题,按回车键,项目就创建好了,下面再补充一些项目信息
  3. 点击项目卡片,进入项目详情页(如果觉得窗口太窄,可以点击详情页左上角的展开按钮,全屏使用)
  4. 选择「从当前表格模板创建」,点击 ,它附带了一个 子任务表格(如果没有出现,按下Cmd/Ctrl + R键刷新下窗口),具体使用待会再说

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)


来补充项目的一些简单信息:

  1. 首先展开所有属性
  2. 蓝框框住的属性一般是需要自己设置的,点击属性右侧的「空」会有对应的填法
  3. 子任务属性稍微复杂点,点击「空」后会弹出关联的任务数据表格<📅 All Life Tasks DB>里的所有任务,选中任务左侧的空心圆就关联上了。但你可能发现了,要是这里面没有我们想关联的任务,我们不还得再跑到任务数据表格<📅 All Life Tasks DB>里去新建?

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)


这就是模板里附带子任务表格的好处了:自动关联本项目~

⚠️ 不过这里需要按照下图手动做一下筛选(因为wolai里的模板并没有暴露给外部,所以在模板里不能把筛选项目设为自己,从而不能完全自动化,已经向wolai提建议):

  1. 点击筛选按钮
  2. 修改筛选条件,将包含的所属项目改为当前项目
  3. 项目太多时,可以手动输入项目名搜索项目,然后点击项目即可

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)

此时我们在表格里新增项目的子任务即可:

  1. 点击「新增」按钮
  2. 输入任务标题,并补充其它相关信息

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)

✅ 恭喜你,你已经可以用它来管理复杂的项目了。

场景4)加入一个简单的任务

有时候一个任务比较小,我们就可以直接新增一个任务,而不需要依赖项目。

来到右侧<📅 Ongoing Tasks>区:

  1. 点击「+新增」按钮
  2. 输入任务名称,按下回车键即创建成功 ✅
  3. 如果需要补充工作量等属性,或者做些记录,则可以点击「打开」按钮进入页面填写

PS:也可以把简单的任务直接放在左侧<☀️ 新的一天>区。

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)

场景5)增加一个想养成的习惯

点击左侧资源区<💪🏻 Habit Tracker DB>进入数据表格:

  1. 点击「+」按钮
  2. 输入习惯名称
  3. 选择字段类型为勾选框
  4. ✅ 完成

(图中有蓝色标号与步骤对应哦~)


至此,你已经基本掌握这个第二大脑的使用了👏,还有一些小分区,就交给你们自行去探索了~

💡 温馨提示

  • 收集任务的要点:我认为有两个,一是收集成本小,这样我才乐意收集,比如Todo软件简单、启动快,二是任务可执行度高,所以一般用动词描述任务。
  • 避免任务吃灰:任务吃灰的一个原因是没有把任务列表放在平时触手可及的地方,很容易被遗忘;另一个就是没有定期去检查的习惯。如果你使用wolai作为平时的生产力工具的话,前一个问题就已经得到解决,而后一个问题还需要自己定期去检查项目和任务,比如半个月,花十分钟就够,没有兴趣的项目就让它早日归档吧~
  • 设置重复循环的任务:因为wolai还没有开放api,所以还不能像Notion那样做到任务循环的完全自动化,但是其实也不用那么复杂,像Todo软件里一般都有重复任务功能,设置好提醒,在当天再加入到wolai任务里就可以啦~如果是频率特别高的任务,那是不是可以考虑放在习惯养成板块里呢?
  • 拥有项目视角:一般来说,项目会更重要,所以要时刻提醒自己多站在项目视角观察,而不是陷入某个小任务里。

👏 鸣谢

这次实践我也参考了Youtube上两位大佬的视频,真心地感谢他们(还有亲身实践的SS)。

  • A Productive Notion Daily Planner (for 2023)![2]——Jeff Su,很喜欢的一位生产力博主,视频质感、内容都非常赞,感觉非常适合互联网公司的打工人。
  • The Best Way to Manage Tasks and Projects in Notion[3]——Thomas Frank Explains,人称Notion天才,我的模板里很多自动化公式也都是借鉴的他的,真的可以非常复杂。

好啦,解说完毕~通过3个「表格」、1个「明确」以及强大的「wolai」,表面上把大任务管理难习惯养成难长时间专注难这3个痛点全部解决,实际上……就还需宝子们深入体验,多多反馈交流啦~

还在等什么,「电脑中白」SS已经打造完成,宝子们也赶紧打造起来你们的🧠2吧,新的一年能否直接开挂?我们拭目以待。

参考资料

[1]

indify: https://indify.co/

[2]

A Productive Notion Daily Planner (for 2023)!: https://www.youtube.com/watch?v=XXYfRgXTEE0

[3]

The Best Way to Manage Tasks and Projects in Notion: https://www.youtube.com/watch?v=tjAWsuz5MdM

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公众号:Bo2SS