新年好宝子们～今天来聊聊我用wolai打造的第二大脑，作为我的大脑助手，集「任务管理、习惯养成、数据分析」于一体，专注解决「大任务管理难、习惯养成难、长时间专注难」3个痛点。宝子们也可以试试看，看能不能让你们新年开挂～

本文大纲：

友情提示：

• 第一眼看wolai会以为它就是一个笔记软件，但正如它的官方定位「不仅仅是未来的云端协作平台与个人笔记」所说，我用它替代了我之前使用过的笔记软件（Worx、Typoxx、OneNxxx、石x）、看板软件（Trelxx），一般场景下也可以替代思维导图软件（Xmxxd）、画图软件（Drxx.io）、项目管理软件（Jirx）、Todo软件。所以，如果你喜欢All-in，它值得你尝试。
• 有些读者可能还会顾虑上手难度，但我保证对电脑小白同样友好，我已经把需要配置的地方都放在模版里了，复制即用，并且SS已经根据本文「⛓️ 一、快速上手」和「☕️ 四、使用指南」部分，独立打造好了她的🧠2（虽然她自称电脑中白）。当然，有疑问随时交流啦～

⛓️ 一、快速上手

1. 浏览器打开模板链接 https://www.wolai.com/bo2ss/7YAZVWiCUbhgSph2aCDQm3
2. 点击页面右上方「复制」按钮，将页面一键复制到你的空间即可开始探索，可以搭配「☕️ 四、使用指南」部分哦～
3. ⚠️⚠️⚠️ 插播额外需要的操作，稍微有点复杂，但不要害怕，跟着下面的4个小视频，一步一步操作就可以了。

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这里要解决的问题是，wolai在复制数据表格时，里面关联字段指向的数据表格还是我的模板里的，所以我们需要重新更新下数据表格里的指向，指向你的数据表格。（已经向wolai反馈）

共4步～

1）更新<📅 All Life Tasks DB>里 { 所属项目 } 字段的指向：

操作步骤：进入<📅 All Life Tasks DB>表格 → 点击 { 所属项目 } → 点击「关联至」 → 选中 <🏠 Life Projects DB>（虽然新关联的数据表格和原来的同名，但新选的才是你自己的哦） → 开启「双向关联」 → 点击「跳过」

2）更新<🏠 Life Projects DB>里 { 子任务 } 字段的指向：

操作步骤：进入<🏠 Life Projects DB>表格 → 拖动新的关联字段 → 删除原来的 { 子任务 } 字段 → 点击新的关联字段，重命名为「子任务」

3）再更新<🏠 Life Projects DB>里 { 子任务 } 字段相关的3个查询字段🔍 { 已完成子任务数 }、{ 子任务数 }、{ 进度条 }：

操作步骤：分别修改3个查询字段里的3个属性，对应关系如下～

属性/字段	已完成子任务数	子任务数	进度条
关联列	子任务	子任务	子任务
查询引用	Done?	任务	Done?
统计	已填写	总行数	已填写占比

再修改下 { 进度条 } 的样式：点击「格式化」，选中「进度条」

4）最后我们测试一下，给<🏠 Life Projects DB>里的一个项目关联<📅 All Life Tasks DB>里的几个子任务：

操作步骤：点击某个项目的 { 子任务 } 值 → 勾选相关子任务

✅ 验证：进入其中一个子任务，查看 { 所属项目 } 字段，如果也关联上了项目，那么恭喜你，配置成功 🎉

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说明1：模板里的每一个部分都有注释，不知道怎么使用的时候可以点击问号「?」查看。

说明2：这个系统不一定适合每一个人，但提供了一种思路，你可以很方便地对它进行升级改造，或者应用到其它工具上，直到适合你的习惯。

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下面来具体聊聊这个大脑🧠吧～

😖 二、痛点分析

不知道你们在生活中有没有这样的困惑👇

1）想做的事很多，然后把它们堆在Todo软件里，久而久之这些想法就被遗忘了🤫。——「任务管理」，我用的是MicroSoft Todo软件，本来做了很多分类，有Projects、To do、Ideas等等，但最后其实也就关注到Todo或者标记了Important的事。这也许是因为使用Todo这种类型软件的场景一般都是仓促短暂的情况，所以像Project、Study这种大型、长期的任务很容易被忽视，并且Todo软件也不适合对大任务做分解。

2）知道某些习惯很好，但很容易坚持一阵子就放弃了，或者说是忘记了这回事😮‍💨。——「习惯养成」，我一般会用闹钟的方式，但只要无视了一次就容易无视N次，俗话说只有0次和N次。但如果每过一段时间，我们可以查看并分析一下自己这段时间的打卡数据，是不是就能有一个外力来帮你回归习惯养成的正轨呢？

3）今天本来要做这件事，然后因为种种原因，到了一天快结束了才发现，主线任务还没开始😭。——「提升专注」，我有用苹果自带的Reminders和第三方Session软件，前者用来把控一天的时间线，后者用来促成一小段高效、专注的时间，效果还不错，不过对长期时间线的把控就有点乏力了。

好了，分析完生活中的这些困惑，总结出3个痛点：

1. 大任务管理难：大型任务放在Todo软件里容易被忽视，并且还需要做进一步分解；
2. 习惯养成难：没有一段时间的打卡数据反馈，养成习惯的过程人容易麻；
3. 长时间专注难：这里长时间专注并不是指无间隙专注某件事，而是说在一段时间里，比如一个月里，能够记得一件事，并专注在这件事上发力，也就是对长期时间线的把控。

💊 三、对症下「药」

下面简单说说「药」的组成，有这些痛点的「患者」可以继续往下看，回头试试效果。

先看看整个系统的全貌：

主要分为以下四部分～

1）新的一天

每天从点击 + New Day按钮开始，它会默认生成1个Checklist～

1. ➡️ 列出今日Todo项：从右侧<📅 Ongoing Tasks>和<Todo软件>里的任务里提取。⚠️ 注意：

   1. Todo软件更适合快速记录一个偶然的想法，所以这一步可以理解为是做一次任务搬运，如果任务比较大，可以考虑放到右侧的Tasks或Projects数据表格里（看起来像表格，其实很强大）；
   2. 这一步一般要清空掉Todo软件里的任务，保证任务只放一处；
   3. 为了更专注，我推荐再结合上面提到的Reminders和Session软件开始执行任务，不要觉得麻烦，有时候慢就是快，兔年更不要忘记龟兔赛跑的故事～
2. 🔑 确定今日重点：从上面的任务里挑选一件，就一件，就一件！
3. 💪🏻 检查习惯：在右侧<💪🏻 Habit Tracker>区进行打卡。
4. ✅ Completed Tasks：存放每天完成的任务，之后可以回顾分析。

2）进行中任务 - 7天视图

针对痛点：大任务管理难

展示了7天内截止的任务，也就是最近要关注的任务。

里面有几个字段稍微说明一下～

{ 阶段 }

这是一个公式自动生成的值，主要根据 { 截止日期 } 字段和当天日期改变，一共有5种类型，按照紧急性从高到低排：

• 🔴 任务过期了
• 🟡 任务今天截止
• 🟢 任务正常进行
• ⚪️ 任务还没有设置截止日期
• ☑️ 任务圆满完成

具体代码见下：

if(not(isEmpty({Done？})),"☑️",if(isEmpty({截止日期}),"⚪️",if(dateFormat({截止日期},"DD")==dateFormat(today(),"DD"),"🟡今天截止",if({截止日期}<now(),"🔴过期了","🟢"))))

熟悉了颜色含义后，可以手动把文字说明删除，替换为下面代码：

if(not(isEmpty({Done？})),"☑️",if(isEmpty({截止日期}),"⚪️",if(dateFormat({截止日期},"DD")==dateFormat(today(),"DD"),"🟡",if({截止日期}<now(),"🔴","🟢"))))

{ 所属项目 } 这是一个关联字段，它和Projects数据表格里的 { 子任务 } 字段是关联的，这是这个「表格」的亮点之一了。一个任务可以属于某个项目，也可以单独存在。

{ 状态 } 很好理解，自己维护任务状态即可

{ 进度 } 这个也是公式自动生成的值，相关字段 { 已完成量 }、{ 工作量 } 可以去左侧资源区<📅 Ongoing Tasks>里设置。对于有点大的子任务，如果不想再拆分的话，可以用它来观察进展。

3）进行中项目 - 看板/表格/画廊视图

针对痛点：大任务管理难

提供3种视图，可以按需使用，重点关注高优先级的项目及进展。

4）习惯跟踪

针对痛点：习惯养成难

展示了近7日的打卡情况，如果需要做每月分析，可以到左侧资源区里查看源数据表格<💪🏻 Habit Tracker DB>。

其它部分

顶部 - 天气区： 我用的是深圳的天气，如果需要修改城市，可以去indify^[1]平台自定义，获取链接后，使用/zjsj创建组件，再填写链接即可。

左侧 -

• 本月主题：针对长时间专注难的痛点，可以帮助把控长期时间主线。
• 行动信条区：可以用来提高自己的执行力。
• 资源区：有一个资源整合的效果。右边表格的源数据表格都放在左侧资源区，首页主要展示关键信息。资源区还可以放其它相关的资源链接，比如写作记录、阅读记录。

☕️ 四、使用指南

下面开始吃药了～如果你对某些细节不了解，可以试着在「💊 三、对症下药」部分寻找答案，也欢迎留言交流～

准备温水

先参考「⛓️ 一、快速上手」部分做好准备工作。

场景1）早晨起来，安排自己的一天

来到左侧<☀️ 新的一天>区：

1. 点击「+ New Day」按钮
2. 逐项检查自动生成的CheckList，新增任务（从右侧<📅 Ongoing Tasks>和<Todo软件>里的任务里提取，详见第三部分-新的一天），任务完成后就可以勾选
3. 检查习惯项的具体操作见下
4. 如果想定制你的CheckList，点击「✐」铅笔按钮，修改模板内容后，保存即可 ✅

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

检查习惯项 - 进入右侧<💪🏻 Habit Tracker>区：

1. 点击「+新增」按钮
2. 选择「从当前表格模板创建」，点击日期位置，自动对应当天日期（也可以手动修改）
3. 点击窗口外空白处关闭窗口
4. ✅ 完成，记得点击勾选框打卡（这里排序没有更新，可以按下Cmd/Ctrl + R键刷新下窗口，这是wolai有缓存导致的排序更新不及时）

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

场景2）一天结束，归档已完成任务

来到左侧<☀️ 新的一天>区：

1. 把已完成的任务选中，拖动到<✅ Completed Tasks>里
2. 点击<✅ Completed Tasks>进入数据表格，可以回顾分析不同时间维度的任务完成情况。

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

场景3）加入新的项目

来到右侧<🏠 Ongoing Projects>区：（这里演示看板视图，其它视图类似）

1. 点击「+」按钮，新增一个项目，它的状态会与所在分类有关，比如这里的「+」新增的就是待开始状态的项目
2. 输入标题，按回车键，项目就创建好了，下面再补充一些项目信息
3. 点击项目卡片，进入项目详情页（如果觉得窗口太窄，可以点击详情页左上角的展开按钮，全屏使用）
4. 选择「从当前表格模板创建」，点击 ，它附带了一个 子任务表格（如果没有出现，按下Cmd/Ctrl + R键刷新下窗口），具体使用待会再说

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

来补充项目的一些简单信息：

1. 首先展开所有属性
2. 蓝框框住的属性一般是需要自己设置的，点击属性右侧的「空」会有对应的填法
3. 子任务属性稍微复杂点，点击「空」后会弹出关联的任务数据表格<📅 All Life Tasks DB>里的所有任务，选中任务左侧的空心圆就关联上了。但你可能发现了，要是这里面没有我们想关联的任务，我们不还得再跑到任务数据表格<📅 All Life Tasks DB>里去新建？

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

这就是模板里附带子任务表格的好处了：自动关联本项目～

⚠️ 不过这里需要按照下图手动做一下筛选（因为wolai里的模板并没有暴露给外部，所以在模板里不能把筛选项目设为自己，从而不能完全自动化，已经向wolai提建议）：

1. 点击筛选按钮
2. 修改筛选条件，将包含的所属项目改为当前项目
3. 项目太多时，可以手动输入项目名搜索项目，然后点击项目即可

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

此时我们在表格里新增项目的子任务即可：

1. 点击「新增」按钮
2. 输入任务标题，并补充其它相关信息

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

✅ 恭喜你，你已经可以用它来管理复杂的项目了。

场景4）加入一个简单的任务

有时候一个任务比较小，我们就可以直接新增一个任务，而不需要依赖项目。

来到右侧<📅 Ongoing Tasks>区：

1. 点击「+新增」按钮
2. 输入任务名称，按下回车键即创建成功 ✅
3. 如果需要补充工作量等属性，或者做些记录，则可以点击「打开」按钮进入页面填写

PS：也可以把简单的任务直接放在左侧<☀️ 新的一天>区。

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

场景5）增加一个想养成的习惯

点击左侧资源区<💪🏻 Habit Tracker DB>进入数据表格：

1. 点击「+」按钮
2. 输入习惯名称
3. 选择字段类型为勾选框
4. ✅ 完成

（图中有蓝色标号与步骤对应哦～）

至此，你已经基本掌握这个第二大脑的使用了👏，还有一些小分区，就交给你们自行去探索了～

💡 温馨提示

• 收集任务的要点：我认为有两个，一是收集成本小，这样我才乐意收集，比如Todo软件简单、启动快，二是任务可执行度高，所以一般用动词描述任务。
• 避免任务吃灰：任务吃灰的一个原因是没有把任务列表放在平时触手可及的地方，很容易被遗忘；另一个就是没有定期去检查的习惯。如果你使用wolai作为平时的生产力工具的话，前一个问题就已经得到解决，而后一个问题还需要自己定期去检查项目和任务，比如半个月，花十分钟就够，没有兴趣的项目就让它早日归档吧～
• 设置重复循环的任务：因为wolai还没有开放api，所以还不能像Notion那样做到任务循环的完全自动化，但是其实也不用那么复杂，像Todo软件里一般都有重复任务功能，设置好提醒，在当天再加入到wolai任务里就可以啦～如果是频率特别高的任务，那是不是可以考虑放在习惯养成板块里呢？
• 拥有项目视角：一般来说，项目会更重要，所以要时刻提醒自己多站在项目视角观察，而不是陷入某个小任务里。

👏 鸣谢

这次实践我也参考了Youtube上两位大佬的视频，真心地感谢他们（还有亲身实践的SS）。

• A Productive Notion Daily Planner (for 2023)!^[2]——Jeff Su，很喜欢的一位生产力博主，视频质感、内容都非常赞，感觉非常适合互联网公司的打工人。
• The Best Way to Manage Tasks and Projects in Notion^[3]——Thomas Frank Explains，人称Notion天才，我的模板里很多自动化公式也都是借鉴的他的，真的可以非常复杂。

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好啦，解说完毕～通过3个「表格」、1个「明确」以及强大的「wolai」，表面上把大任务管理难、习惯养成难、长时间专注难这3个痛点全部解决，实际上……就还需宝子们深入体验，多多反馈交流啦～

还在等什么，「电脑中白」SS已经打造完成，宝子们也赶紧打造起来你们的🧠2吧，新的一年能否直接开挂？我们拭目以待。

参考资料

[1]

indify: https://indify.co/

[2]

A Productive Notion Daily Planner (for 2023)!: https://www.youtube.com/watch?v=XXYfRgXTEE0

[3]

The Best Way to Manage Tasks and Projects in Notion: https://www.youtube.com/watch?v=tjAWsuz5MdM